I - TẠM ỨNG (ADVANCE)

1. TẠM ỨNG CHO MỘT LÔ HÀNG CỤ THỂ
   Bước 1: Vào Operation > Shipment > Chọn lô hàng cần nhập Tạm ứng -> View
   

  Bước 2: Chọn Advance & Reimbursement -> ở tab Advance bấm vào + Add New

Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

• Recipient Type ( đối tượng ứng tiền): Hệ thống mặc định Staff

• Select Staff: Hệ thống tự động điền thông tin của người tạo phiếu tạm ứng (Có thể chọn tên của đối tượng khác)

• Due date: Hạn thanh toán phiếu ứng tiền

• Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán

• Amount: Số tiền ứng

• Description: Nội dung ứng tiền

Bước 4: Bấm Save hoàn thành tạo

Ghi chú: 

1. Sau khi tạo phiếu tạm ứng thành công có thể View, Confirm, Edit, Delete nếu có phân quyền 

2. Trạng thái theo dõi: 

• Pending: trạng thái sau khi tạo phiếu thành công, ở trạng thái này có thể điều chỉnh, xóa nếu có phân quyền

• Approve: trạng thái sau khi được Confirm, ở trạng thái này không thể điều chỉnh được nữa

• Paid: trạng thái sau khi được kế toán ghi nhận chi tiền (Record), ở trạng thái này không thể điều chỉnh hay xóa phiếu. Nếu muốn xóa Tạm ứng đã paid cần thực hiện bước xóa phiếu Record.

3. Mỗi phiếu Tạm ứng khi được Hoàn ứng sẽ có số Hoàn ứng liên quan thể hiện ở cột Reimbursement ID.

2. TẠM ỨNG CHƯA XÁC ĐỊNH LÔ HÀNG CỤ THỂ VÀ TẠM ỨNG NHIỀU LÔ

Bước 1: Vào Accounting -> Revenue & Cost -> Chọn Advance và nhấn Add new để tạo Tạm Ứng

Bước 2: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

• Recipient Type ( đối tượng ứng tiền): Hệ thống mặc định Staff

• Select Staff: Hệ thống tự động điền thông tin của người tạo phiếu tạm ứng (Có thể chọn tên của đối tượng khác)

• Due date: Hạn thanh toán phiếu ứng tiền

• Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán

• Amount: Số tiền ứng

• Description: Nội dung ứng tiền

• Related shipment: Chọn các lô hàng liên qua đến khoản ứng. Có thể để trống khi chưa có lô hàng cụ thể và chọn lô hàng khi có thông tin chính xác.

Bước 3: Bấm Save hoàn thành tạo

Bước 4: Cập nhật lô hàng liên quan và chỉnh sửa lô hàng liên quan đến phiếu Tạm ứng -> chọn mũi tên bên cạnh chữ View của phiếu Tạm ứng -> chọn Edit và chọn các lô hàng

HOÀN ỨNG (REIMBURSEMENT)

1. NHẬP CHI PHÍ VÀO LÔ HÀNG

Bước 1: Vào Operation > Shipment > Chọn lô hàng cần làm Hoàn ứng -> View

Bước 2: Vào Billing & Costing -> Nhập chi phí vào tab Cost -> Nhấn + Add new
Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

• Recipient Type ( đối tượng ứng tiền): Chonh type Staff 

• Select Staff: Chọn tên người tạo hoàn ứng chi phí

• Select invoicing Information: 
  + Nếu chi phí chi ghi nhận trực tiếp cho người Hoàn ứng thì bỏ qua bước này
  + Nếu người Hoàn ứng chỉ là đối tượng trung gian thì cần chọn tên đối tượng chi trả thực tế

• Received Invoice #: Số invoice do Provider phát hành

• Currency: Đơn vị tiền tệ

• Created Date: Ngày tạo Credit Note

• Due Date: Hạn thanh toán

• Payment Method: Phương thức thanh toán

• Nhập chi tiết giá:

+ Trường hợp 1: Nếu giá đã được tạo sẵn ở Price tab thì khi tạo Crebit note, nhấn chọn +Charge để lấy các chi phí ra

+ Trường hơp 2: Chưa có giá được tạo sẵn ở Price tab, nhấp vào “Custom” để thêm phí thủ công

• Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.
  

• Cài đặt tỷ giá cho Credit note:

  • Nhấp vào “Change” để thay đổi tỷ giá hiện tại

  • Nhấp vào “Use currency system exchange rate” để sử dụng tỷ giá mặc định của hệ thốn (cài đặt tỷ giá mặc định trong Setting> Library> Exchange rate)

• Attached Files: đính kèm file, upload hóa đơn Debit Note/ Invoice của nhà cung cấp lên (nếu có)

• Note: thêm ghi chú nếu bạn cần

Tương tự các chi phí Thu hộ/ Chi hộ sẽ đưa vào Pay-Collect on behalf

2. TẠO PHIẾU HOÀN ỨNG CHO MỘT LÔ HÀNG

1. Sau khi hoàn thành nhập liệu Chi phí của lô hàng

   Bước 1: Chọn Advance & Reimbursement -> ở tab Reimbursement  -> nhấn + Add new

   Bước 2: Kiểm tra tên Người hoàn ứng -> Khi đúng đối tượng hệ thống tự động link các phiếu Tạm Ứng, Chi phí đã nhập trong lô hàng để cấn trừ tự động ra số tiền cần Hoàn ứng
   
   Bước 3: Bấm Save hoàn thành tạo