3. Quy trình công việc: Làm thế nào để nhập liệu các giá cước, local charges, dịch vụ và các danh mục charges khác

Làm thế nào để nhập liệu các giá cước, local charges, dịch vụ và các danh mục charges khác?

Khi bạn đã có giá cước của hãng hoặc nhà cung cấp khác, bạn có thể cập nhật nó trên phần quản lý giá cước của mình như sau:

CÁCH 1: TẢI MỘT GIÁ CƯỚC MỚI LÊN HỆ THỐNG

Bước 1: Vào danh sách giá cước/ chi phí

Anh chị click chọn vào mục Rate ở menu, anh chị sẽ thấy một danh sách và trong đó có các mục là:

• Freight: danh sách cước vận chuyển của các loại hình dịch vụ

• Local charge: danh sách chi phí local charge như THC, B/L, Seal,...

• Service: danh sách chi phí dịch vụ khác như phí làm Phyto, C/O, LOLO,...

Ví dụ anh chị muốn thêm một giá cước tàu biển mới thì bấm vào Freight

Trong mục quản lý giá, anh chị sẽ chọn danh mục loại hình vận tải để vào danh sách giá cước của loại hình vận tải đó, trong đó có các loại hình vận tải là:

• Sea FCL: Full Container Load - hàng nguyên container đường biển

• Sea LCL: Less than Container Load - hàng lẻ đường biển

• AIR: hàng Air

• Land FCL: Full Container Load - hàng nguyên container đường bộ nội địa

• FTL: Full Truck Load- hàng nguyên xe tải

• LTL: Less than Truckload- hàng lẻ vận chuyển bằng xe tải

Bước 2: Thêm giá mới vào hệ thống

Anh chị bấm vào nút New Rate để tạo cước mới
Sau đó anh chị điền các thông tin bắt buộc và liên quan đến cước phí vào các trường ở bảng

• Chọn hãng tàu/ nhà cung cấp Provider. 

• Origin: chọn cảng load hàng Port of Load; 

• Destination: Chọn cảng đến the Port of Dest

• Input the Transit time; Schedule; Valid From; Valid Until; Currency; Remark

• Ocean Freight: Chọn loại Container và nhập giá trị của cước phí mà anh chị có từ nhà cung cấp dịch vụ.

Nếu muốn thêm cước cho nhiều loại container cùng lúc, anh chị có thể sử dụng nút Add Another unit rồi chọn loại Container khác và nhập giá vào.

Bước 3: Cuối cùng, anh chị click vào nút Save để lưu giá cước vừa nhập.

Lúc này cước mới vừa tạo của anh chị sẽ nằm dòng đầu của danh sách giá cước.

CÁCH 2: TẢI FILE EXCEL GIÁ LÊN HỆ THỐNG

Bước 1: Vào danh sách giá cước phí cần quản lý 

Chọn "Rate" > Mục Chọn Freight hoặc Local charge, Service phí cần quản lý (Ở đây tôi chọn mục Freight FCL)  > Bấm "Upload excel file"

Bước 2: Tải về biểu mẫu nhập giá cước phí

Lúc này hệ thống sẽ xuất hiện bảng thông báo, anh chị hãy nhấp vào nút "Tải xuống tệp mẫu" cho danh sách cước phí của anh chị.

Bước 3: Chỉnh sửa dữ liệu giá cước phí theo nhà cung cấp như bảng mẫu đã tải về.

Anh chị sẽ chỉnh sửa danh sách cước phí của mình theo bảng mẫu vừa tải về trên hệ thống để có thể Input trực tiếp lên hệ thống.

Bước 4: Upload file vừa chỉnh sửa lên.

Sau khi chỉnh sửa theo mẫu xong, anh chị sẽ upload lên hệ thống tệp cước phí này

Bước 5: Khớp các trường và các cột lại với nhau

Để hệ thống có thể hiểu được nội dung file anh chị vừa gửi lên, anh chị vui lòng gán tên của nội dung từng cột trong bảng dữ liệu với tên nội dung cột trên hệ thống như ảnh mẫu dưới đây:

Mẹo: anh chị khớp các trường và khác trong tệp dữ liệu xong hãy bấm nút “Save a template” và đặt tên cho mẫu này trước khi bấm Import

Bằng cách lưu mẫu này, trong lần cập nhật tiếp theo, bạn có thể sử dụng lại nó bằng cách nhấp vào "From a saved feilds mapping template" và chọn tên mà bạn đã lưu trước đó.

Bước 6: Tải lên thành công.

            Sau cùng bấm nút Import để tải bảng lên.

Hệ thống sẽ thông báo kết quả tải lên của anh chị, nếu thành công thì sẽ báo Successful, nếu có lỗi thì sẽ báo như hình, bên cạnh đó anh chị còn có thể xem lại lịch sử tải giá lên ở ô bên cạnh.