5. Cách tạo Credit Note trên Freightek

1. TẠO  RIÊNG TỪNG CREDIT NOTE BẰNG NÚT +ADD NEW

Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo Credit note. Sau đó vào View -> Profit & loss -> Costs

Bước 2: Bấm vào Add New

Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

• Recipient Type (đối tượng gửi Debit note đến): Hệ thống mặc định đối tượng trên Credit note là Provider.

• Select Provider: Hệ thống tự động điền thông tin của Provider link từ tab pricing giá của sale qua. Bạn có thể thay đổi thông tin thành 1 Provider khác bằng cách chọn trong list

• Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi đến

Lưu ý: Nếu muốn biết đã tạo đủ Credit Note link từ tab Pricing qua hết chưa thì khi vào "Add New" lại từng phần, nếu không còn phí nào hiện ra thì có nghĩa là đã đủ phí.

• Received Invoice #: Số invoice do Provider phát hành

• Currency: Đơn vị tiền tệ

• Created Date: Ngày tạo Credit Note

• Due Date: Hạn thanh toán

• Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)

• Chi tiết giá:

• Trường hợp 1: Nếu giá đã được tạo sẵn ở Price tab thì khi tạo Crebit note, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá mua từ Price tab vào Credit note. Bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xoá các phí của lô hàng

• Trường hơp 2: Chưa có giá được tạo sẵn ở Price tab, nhấp vào “Custom” để thêm phí thủ công

• Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.

• Cài đặt tỷ giá cho Credit note:

  • Nhấp vào “ Change” để thay đổi tỷ giá hiện tại

  • Nhấp vào “Use currency system exchange rate” để sử dụng tỷ giá mặc định của hệ thốn (cài đặt tỷ giá mặc định trong Setting> Library> Exchange rate)

• Attached Files: đính kèm file, upload hóa đơn Debit Note của nhà cung cấp lên (nếu có)

• Note: thêm ghi chú nếu bạn cần

Bước 4: Bấm Save hoàn thành tạo Credit note.

Giải thích về trạng thái của Crebit Note:

Trạng thái của Credit Note giúp bạn kiểm soát Credit Note đã được Make Cost hay chưa:

• Pending: Credit chưa Make Cost
• Active: Credit đã Make Cost

2. TẠO NHANH BẰNG NÚT +DEBIT/CREDIT NOTE

Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo Crebit note. Sau đó vào View -> Profit & loss

Bước 2: Bấm vào +Debit/Credit Note

Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

• Recipient Type (đối tượng gửi Debit note đến): Hệ thống mặc định đối tượng trên Credit note là Provider. 

• Select Provider: Hệ thống tự động điền thông tin của Provider link từ tab pricing giá của sale qua. Bạn có thể thay đổi thông tin thành 1 Provider khác bằng cách chọn trong list

• Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi đến

• Created Date: Ngày tạo Crebit note (= Invoice date)

• Due Date: Hạn thanh toán crebit note (sẽ tự động lấy ngày tạo Crebit note, nhưng trường hợp đối tượng  đã cài đặt Credit Period ở Provider)

• Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán

• Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)

• Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.

• Note: thêm ghi chú nếu bạn cần

Bước 4: Bấm Create hoàn thành tạo Cebit note

Trường hợp đặc biệt: Nhập đối tượng theo dõi là OPS

1. Không xuất hóa đơn về công ty

• Select Provider: Tên của OPS cần theo dõi

• Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của OPS gửi về cho công ty

Ví dụ: (Có hình minh họa)
- Provider: Mr. A - OPS
- Invoicing Information: Mr. A - OPS

2. Xuất hóa đơn về công ty

• Select Provider: Tên của OPS cần theo dõi

• Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi về

cho công ty.

Ví dụ: (Có hình minh họa)
- Provider: Mr. A - OPS
- Invoicing Information: CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES