3. Làm thế nào để ghi nhận thanh toán (thu tiền) của khách hàng

1.  Ghi nhận cho một hóa đơn

Bước 1: Chọn hóa đơn cần ghi nhận thanh toán

Vào mục (1) Accounting ->  Chọn tab (2) Revenues và (3) tìm invoice chưa được thanh toán. 

Bấm View để xem lại thông tin đơn hàng và thông tin hóa đơn một lần nữa để đảm bảo các thông tin và số tiền nhận được đều đúng.

Bước 2: Ghi nhận thanh toán của khách trên Freightek

Cách 1: Đầu tiên, bấm vào nút Record ở cột đầu tiên

Sau đó hệ thống sẽ xuất hiện một bảng thông tin -> chọn Receipt Record

Cách 2: Click hoặc giữ chuột vào mũi tên bên cạnh nút View -> Click Receipt Record để ghi nhận khoản thanh toán.     

Từ 2 cách trên, hệ thống sẽ hiện ra bảng thông tin -> điền các thông tin cần thiết, và có thể tải lên file ủy nhiệm chi của khách hàng gửi lên bảng này. 
Cửa sổ Make Receipt Record hiện ra, nhập thông tin cần thiết vào các trường thông tin:

• Recipient type (nhận từ ai): hệ thống load mặc định sẵn theo hóa đơn, nếu bạn muốn chọn đối tượng khác thì chọn trong danh sách có thêm Provider; Custom (tùy nhập)
  

• Sellect Lead/ Client: hệ thống load mặc định sẵn khách hàng sẽ trả, nếu bạn muốn chọn khách hàng khác thì chọn lại trong danh sách:
  

• PIC: người phụ trách bên khách hàng. 

• Receipt date: Ngày nhận thanh toán.

• Amount: hệ thống đã load sẵn số tiền khách hàng thanh toán.

• Payment Method: Phương thức thanh toán.

• Description: mô tả thanh toán (nếu cần)

• Note: ghi chú thanh toán (nếu cần)

• Attachment: đính kèm tập tin (nếu cần).

Sau cùng, bấm nút Save hoàn thành thao tác.

Lúc này invoice sẽ chuyển sang trạng thái đã thanh toán. (Partial hoặc Paid)

2. Ghi nhận nhiều hóa đơn

Bước 1: 

(1) Lọc điều kiện để tìm ra nhiều hóa đơn cần clear một lúc, ví dụ chọn:

(2) ETD: chọn khoảng thời gian theo ngày ETD

(3) Bill To: Chọn tên cho khách hàng.

Hệ thống sẽ load ra những hóa đơn có điểm chung theo điều kiện vừa lọc.

Bước 2: (1) Nhấn checkbox vào tất cả invoice vừa lọc > (2) trong Action chọn mục Make Receipt Record

Bước 3: Trong cửa sổ “Make Receipt Record” nhập thông tin giống như bước 2 ở 1.