DOCS/CUST tạo lô hàng Xuất/ Nhập FCL/LCL/AIR (không dựa vào báo giá từ Sale)

Bước 1: Tạo Khách hàng (nếu khách hàng chưa thêm vào hệ thống)

Vào Customer -> Add new Customer -> Nhập các thông tin cần thiết -> Save
Nếu là Agent thì tạo từ Customer -> gắn type "Agent" và đặt Tên bao gồm mã (Văn phòng) và Tên agent "(VH1) PT ABC COMPANY"
Lưu ý: 

• Mục thông tin General Information sẽ nhập Tên tiếng Anh/ việt hoặc Viết tắt (tùy nhu cầu)
• Mục thống tin Invoicing Information sẽ nhập đầy đủ thông tin tên công ty, địa chỉ, MST (rieng khách Viêt Nam, nội dung nhập Tiếng Việt)

Bước 2: Tạo Lô hàng

Vào Operations -> Shipment -> chọn New Shipment

Bước 3: Chọn tên khách và nhấn Next

Bước 4: Chọn loại hình vận chuyển theo thứ tự "Sea/ Air/ Truck/ Rail"

Bước 5: Chọn Điểm đi và Điểm đến và Volume hàng

• Hàng Sea có 2 option : FCL và LCL
• Hàng Truck có 3 option : FCL (full Truck container) , FTL (Full xe tải theo tấn), LTL (hàng lẻ nhỏ đóng ghép/ Express)
• Đối với hàng LCL, AIR, LTL (hàng lẻ) có 2 option chọn: "By unit" và "By total" -> nếu không có Dimension hãy chọn "By toatl"

Bước 6: Nếu có giá từ Pricing nhập liệu sẽ có Option để chọn -> Select giá của Vendor phù hợp

Nếu không có giá từ Pricing nhấn SKIP để bỏ qua bước Select này

Bước 7: Chọn các thông tin của lô hàng EXPORT or IMPORT -> Next

- Phân loại hàng: 

• Export: Xuất
• Import: Nhập
• Domestics: Nội địa
• Other: Các dịch vụ khác không có vận chuyển

- Chọn các thành viên tham gia xử lý Lô hàng -> "Assigned Users"

- Và các thông tin khác

Lưu ý: các thông tin có sao đỏ * là bắt buộc

Bước 8: Kiểm tra lại thông tin trước khi tạo lô hàng -> Nhấn "Create Shipment" để tạo

Bước 9: Tại màn hình Lô hàng mới tạo -> vào mục Operation> Overview -> nhập Provider và Carrier/Airline (Nếu chưa có) 

• Nếu Book trực tiếp Line thì Provider = Carrier/Airline, nếu qua một bên khác thì Provider là bên mua dịch vụ và Carrier/Airline là hãng)
  
• Nếu đối tượng tìm không có -> vào mục Partner để tạo đối tượng mới

Bước 10: Chọn Sale của lô hàng này ở "Account manager" và các thành viên handle lô hàng

Bước 11: Vào "Booking" nhập thông tin và Cập nhật Lộ trình lô hàng "Status updates"

Nếu hàng Nhập không cần nhập Booking có thể bỏ qua bước này.

Bước 12: Vào Document upload file để lưu trữ chứng từ và Cập nhật trạng thái Done Booking

Bước 13: Vào Pricng -> Chọn +Custom charge để thêm giá

+ Custom charge > phân loại phí Charge type -> chọn Iteam name (Tên phí) -> nhập Đơn giá > chọn Đối tượng > Save
        Ví dụ:

• Ocean freigt/ Air Freight/ Trucking -> chọn Iteam name là "Ocean freight (20DC)"
• Origin charge (Local charge) -> chọn Iteam name là "THC 20DC" 
• Destination charge  (Local charge) 
• Service -> chọn Item nam là "Phyto"

- Nhập Selling Rate (đơn giá phải THU) > chọn Client "Đối tượng sẽ Thu của phí này"

- Nhập Buying Rate (đơn giá phải TRẢ) > chọn Provider "Đối tượng sẽ Trả cảu phí này"

Bước 14: Vào tab Shipping 
    - Hàng Xuất: Bộ phận chứng từ xuất SI và phát hành HBL

    - Hàng Nhập: Bộ phận chứng từ xuất AN, DO, Excel Manifest (up lên cổng 1 cửa) 

- Đối với Port có thể tùy chỉnh (Sửa/ xóa/ thêm mới)

- Đối với Parties: 

• Tên chỉ để search không hiển thị trên chứng từ
• Mô tả bên dưới Tên tìm kiếm có thể tùy chỉnh -> đây là thông tin hiển thị trên chứng từ
• Search tên không có dữ liệu có thể thêm mới -> nhấn +New 

- Thông tin container nếu có nhiều -> hãy dùng file để nhập (Lưu ý hãy lưu lại các thông tin đã nhập trước đó -> rồi Import file)

- Xuất form: Sau nhập liệu hoàn tất -> kéo lên trên nhấn chọn form cần xuất ra

- Cập nhật trạng thái sau khi hoàn tất. Các chứng từ lưu trư chung của lô hàng nhập vào "Documents"

Bước 15: Cập nhật Trucking bao gồm thông tin các chuyến xe (Nếu có dịch vụ trucking trong lô hàng Sea/Air) -> vào Truckload

Bước 16: Cập nhật Tờ khai và các chứng từ liên quan (Nếu có) -> Vào Customs và Document (lưu trữ các chứng từ chung của lô hàng)

Khi hoàn tất công việc nhấn Cập nhật Done

Bước 17: Nhập Debit Thu khách hàng và Refund nhận từ Agent -> nhập vào Billing

Vào Billing & Costing -> Billing -> nhấn +Add new

- Kiểm tra các phí và các thông tin khác cho Debit Note -> Save

- View để Xem lại Debit note -> xuất PDF gửi khách hàng -> Sau khi khách hàng xác nhận -> Nhấn Confirm 

Lưu ý: Debit thu khách hàng Việt Nam cần chọn loại tiền VND khi Confirm
(Kế toán chỉ nhận được số liệu khi nhấn Confirm)

Bước 18: Nhập Credit phải trả cho các bên Cung cấp/ Refund cho Agent/ Chia Commission -> nhập vào Cost

Vào Billing & Costing -> Cost-> nhấn +Add new (Mỗi đối tượng cần trả sẽ nhập mỗi credit riêng)

- Kiểm tra các phí và các thông tin khác cho Credit Note -> Save

- View để Xem lại Credit note -> Nhấn Confirm

Lưu ý: Credit trả Việt Nam cần chọn loại tiền VND khi Confirm
(Kế toán chỉ nhận được số liệu khi nhấn Confirm)

Nếu không cần chuyển đổi Loại tiền khi Confirm -> có thể nhấn chọn nhiều để Confirm cùng lúc

CÁC LƯU Ý:

1. Quản lý danh sách các lô hàng ở Operation> Shipment
2. Sắp xếp các cột bằng cách Kéo tiêu đề muốn sắp xếp -> di chuyển trái hoặc phải -> đến vị trí cần 
3. Tìm kiếm lô hàng bằng Search hoặc Filter (sử dụng đồng thời 2 bộ tìm kiếm đều được)
4. Tạo lô hàng mới bằng cách kế thừa từ lô hàng cũ "Replicate"
5. Bộ lọc các cảnh báo để theo dõi các lô hàng sắp tới ngày ETD/ETA/ Cut-off time