Lô hàng KHÔNG liên quan đến vận chuyển & Ứng - Giải Chi

Trường Hợp 1: Nhận thông tin Lô hàng từ Sale/DOCS/OPS

vào Operation -> Shipment -> "Nhập nội dung cần tìm" vào Quick search

Trường Hợp 2: Lô hàng không liên quan Vận chuyển và tự quản lý -> User sẽ tự tạo lô hàng

Bước 1: Tạo Khách hàng (nếu khách hàng chưa thêm vào hệ thống)

Vào Customer -> Add new Customer -> Nhập các thông tin cần thiết -> Save

Lưu ý: 

• Mục thông tin General Information sẽ nhập Tên tiếng Anh/ việt hoặc Viết tắt (tùy nhu cầu)
• Mục thống tin Invoicing Information sẽ nhập đầy đủ thông tin tên công ty, địa chỉ, MST (rieng khách Viêt Nam, nội dung nhập Tiếng Việt)

Bước 2: Tạo Lô hàng

Vào Operations -> Shipment -> chọn New Shipment

Bước 3: Chọn tên khách và nhấn Next

Bước 4: Bỏ trống không chọn các thông tin liên quan đến Vận chuyển -> Chọn SKIP để tiếp tục

Bước 5: Chọn các thông tin của lô hàng-> Next

- Phân loại hàng: 

• Export: Xuất
• Import: Nhập
• Domestics: Nội địa
• Other: Loại khác

- Chọn các thành viên tham gia xử lý Lô hàng -> "Assigned Users"

- Và các thông tin khác

Lưu ý: các thông tin có sao đỏ * là bắt buộc

Bước 6: Nhấn "Create Shipment" để tạo lô hàng

Bước 7: Tại màn hình Lô hàng mới tạo -> vào mục Operation> Overview -> nhập Provider (Nếu cần lưu trữ) -> Có thể bỏ qua nếu không cần thiết

Bước 8: Chọn Sale của lô hàng này ở "Account manager" và thêm thành viên Handle hàng

Bước 9: Ứng tiền vào Advance & Reimbursement -> chọn Advance (Ứng) -> +Add new

Ở màn hình tạo Phiếu ứng thực hiện:

• Select staff: chọn tên người Ứng
• Approve by: chọn tên người duyệt Ứng
• Tick "Use estimated charge" lấy được Tarrif giá đã cài sẵn > chọn "Auto charge by Provider"
• Chọn dịch vụ cụ thể -> Add
  - Provider: Chọn bên cung cấp dịch vụ (nếu không có chọn tên công ty mình)
  - Charge type: chọn loại Service
  - Charge name: chọn dịch vụ cụ thể (đánh chữ để tìm nhanh hơn)

• Nếu phát sinh thêm hãy chọn +Custom

Bước 10: Vào Document upload file để lưu trữ chứng từ

Bước 12: Cập nhật Tờ khai và các chứng từ -> Vào Customs

Bước 13: Nhập Chi phí thực tế đã làm (Giải chi)

Mục Chi phí: Vào Billing & Costing -> Cost-> nhấn +Add new (Mỗi đối tượng cần trả sẽ nhập mỗi credit riêng)

Chọn "Auto charge by Provider"

• Chọn dịch vụ cụ thể -> Add
  - Provider: Chọn bên cung cấp dịch vụ (nếu không có chọn tên công ty mình)
  - Charge type: chọn loại Service
  - Charge name: chọn dịch vụ cụ thể (đánh chữ để tìm nhanh hơn)

• Nếu phát sinh thêm hãy chọn +Custom

- View để Xem lại Credit note (Chi phí) -> Nhấn Confirm

Lưu ý: Credit trả Việt Nam cần chọn loại tiền VND khi Confirm
(Kế toán chỉ nhận được số liệu khi nhấn Confirm)

Nếu không cần chuyển đổi Loại tiền khi Confirm -> có thể nhấn chọn nhiều để Confirm cùng lúc

Mục Chi hộ: Vào Billing & Costing -> Pay-Collect on behalf -> +Add new 

Chọn "Auto charge by Provider"

• Chọn dịch vụ cụ thể -> Add
  - Provider: Chọn bên cung cấp dịch vụ (nếu không có chọn tên công ty mình)
  - Charge type: chọn loại Service
  - Charge name: chọn dịch vụ cụ thể (đánh chữ để tìm nhanh hơn)

• Nếu phát sinh thêm hãy chọn +Custom

- Kiểm tra lại chi phí -> nhấn Confirm khi dữ liệu đã đúng

Bước 14: Tạo phiếu Hoàn ứng của lô hàng -> Billing & Costing -> Pay-Collect on behalf -> +Add new